Így működik a Dossyaay

Egy hónap négy lépésben

1. 1

   Lista

   A könyvelő egyszer beállítja, mit küldjön az ügyfél. Minden hónapban magától újranyílik.

2. 2

   Feltöltés

   A vállalkozás tételenként vagy bármikor feltölt – egy telefonos fotó is elég. Határidő előtt automatikus emlékeztető megy.

3. 3

   Átnézés

   A könyvelő megnyitja, elfogadja, vagy rövid megjegyzéssel javítást kér.

4. 4

   Kész. Yaay.

   Minden elfogadva, a hónap lezárva – letölthető egyben (szekciónként mappákba), szekciónként vagy egyenként.

Könyvelőknek

1

Határidő-jelző és irányító a lap tetején

Legfelül a határidő-jelző: napról napra hangosabb (sárga → narancs → piros → MA), név szerint mutatja, kinél mi hiányzik, és egy kattintással mindenkit emlékeztet. Alatta négy csempe (új feltöltés, hiányzók, üzenetek, határidő) – rákattintva a lap odagördül, és a szakasz felvillan. A „Határidők Magyarországon” kártya visszaszámlál a bevallásokig. Az ügyfeleket a rendszer 7, 3, 1 nappal előtte és a határidő napján automatikusan emlékezteti (csak akinél hiányzik valami), Ön pedig összesítőt kap. Az irányító megmutatja, mivel kezdjen. A gyűrű jelzi, hány ügyfél kész. Az első befejezetlen lépés aranyszínű „Ezzel kezdjen” jelölést kap, saját gombbal. Mellette megjegyzések: dicséret a mai munkáért, határidő-figyelmeztetés, a nap tippje – és „Írjon nekünk”, ha segítség kell. Alatta a „Tippek a gyorsabb munkához”: az Ön ügyfelei alapján javasolja, mivel spórolhat időt (pl. link küldése azoknak, akik még sosem nyitották meg, kézi lezárás, kérés-lista, adatlapok, ajánlás) – mindegyikhez egy gomb. A hónap elején azt is megmutatjuk (e-mailben is), mennyi időt spórolt a Dossyaay az előző hónapban.

2

Kérés, küldés és új feltöltések

„Amit kérek az ügyfelektől”: jelölje ki, mit kér (a lista a ⋯ menüben szerkeszthető, plusz egyszeri tételek), és kitől – egy, több vagy minden ügyféltől; mindenki egy e-mailt kap. „Amit küldök az ügyfeleknek”: válassza ki az ügyfelet, és töltse fel szekciónként, egyszerre több fájlt. Az ügyfelek üzenetei felül, egy kattintással válaszolhat. Az új feltöltéseknél: Megnézem (előnézet letöltés nélkül – PDF és fotó), Elfogad, vagy Javítást kér – a megjegyzést az ügyfél azonnal látja, e-mailben is.

3

Az Ügyfelek munkaterület

Ez az Ön fő munkaterülete, sötét fejléccel, hogy elsőre megtalálja. Fent kiválasztja a hónapot; csak azok az ügyfelek látszanak, akik abban a hónapban már a Dossyaay-ben voltak (a múltat nem kéri számon). A színes csempék szűrnek: átnézésre vár, hiányos, javítás kell, semmit nem küldött, kész. A „Sürgős elöl” sorrend előre hozza, akikkel most dolga van; nagy ügyfélkörnél a Lista nézetben egy sor = egy ügyfél. Minden kártyán: monogram vagy logó, négy szám (kész, átnézésre, hiányzik, javítás), haladás és gyors gombok – Emlékeztet, ZIP, Megnyitás, 🗑 Eltávolítás. Az Adatlapon a belépési e-mail-cím is módosítható, és további e-mail-címek adhatók meg; a lap alján az „Ügyfelek eltávolítása” résznél egyszerre többet is törölhet.

4

Egy ügyfél – minden egy helyen

Felül év- és hónapválasztó: a hónapok színe mutatja, melyik kész, melyik hiányos; a szűrőkkel csak a nyitott, átnézendő, javítandó vagy kész tételeket, illetve csak a feltöltéseket, üzeneteket, dokumentumokat vagy teendőket nézi. Ha az ügyfél személyesen hozta vagy e-mailben küldte az anyagot, a „Minden kész ebben a hónapban” gombbal lezárhatja – pár szóban leírja, hogyan, és nem megy több emlékeztető (visszanyitható). Az őszinteség megéri: az a hónap annál az ügyfélnél ingyenes (ügyfelenként évente 3×), 5 lezárástól „Őszinte partner” jelvény, minden 12. után 3 000 Ft bónusz, és egy kattintással barátságos meghívót küldhet az ügyfélnek a következő hónapra („elég lefotózni”). Üzenetek, a havi lista, az Ön által küldött dokumentumok (látja, mikor nyitották meg), és a kölcsönös teendők határidővel. Az ügyfélnek nem kell belépnie: minden e-mailben a saját linkjét kapja, ahol látja, mit kér, feltöltheti, és megnyithatja, amit küldött.

5

E-mail küldése az ügyfeleknek

Ez nem chat: amit itt megír, minden ügyfél külön e-mailben kapja, Dossyaay-dizájnban, az Ön logójával – egymás címét nem látják. Kész sablonok: ünnepi nyitvatartás, jogszabály-változás, mit várunk ebben a hónapban, határidő. Mindenkinek vagy csak kiválasztottaknak; a válaszok az Ön e-mail fiókjába érkeznek.

Vállalkozásoknak

1

Az Ön dokumentumai – az Ön kezében

Vállalkozói fiókkal Ön adja meg, ki a könyvelője – neki nem kell regisztrálnia. Szkenner nem kell: minden szekciónál a 📷 Szkennelés gombbal a telefonja kamerájával beolvassa a papírt – a Dossyaay megkeresi a széleit, kiegyenesíti, kiélesíti, és kész PDF lesz belőle (több oldal is); átnézheti, elfogadhatja vagy újrafotózhatja. Minden dokumentum az Ön archívumába kerül időbélyeggel, és egy kattintással átadja – átadás előtt bármelyikhez írhat megjegyzést (📝), amit a könyvelő az e-mailben és a linkjén is lát. Látja, mit nyitott meg a könyvelő és mikor; kérheti tőle, ami Önnek jár (utalási lista, bérjegyzék, adóértesítő – egyet vagy mindet, egy e-mailben), emlékeztetheti, és letöltheti az igazolást. Ha a könyvelésen többen dolgoznak, több e-mail-címet is megadhat – minden levelet mindannyian megkapnak. Az „E-mail küldése a könyvelőnek” résznél innen írhat neki – ez nem chat: ő e-mailben kapja meg, Dossyaay-dizájnban, az Ön logójával és színével, és a válasza az Ön e-mail fiókjába érkezik. A könyvelő ugyanígy, a saját linkjéről küldhet Önnek e-mailt. Felül a határidő-sáv napról napra hangosabb (sárga → narancs → piros → MA), és ha még hiányzik valami (nincs átadva, üres szekció, vagy a könyvelő még nem küldte el, amit kért), e-mailben is szólunk: 7 és 3 nappal előtte, előtte való nap és a határidő napján. A „Határidők Magyarországon” kártya röviden elmagyarázza, mi mikor esedékes (bérek 12., ÁFA 20., éves határidők). Ha könyvelőt vált, az archívum Önnél marad.

2

Az Ön papírjai, az Ön tempójában

Ha a könyvelője már Dossyaay-t használ, a portálon egy világos következő lépést lát: először a javítás, aztán a hiányzó tételek. Minden feltöltés időbélyeget kap, a zöld pipa a nyugtája – így mindig igazolni tudja, mit és mikor adott le.

3

Három színes rész

Narancs: amit a könyvelő kér (hiányzik vagy javítani kell). Kék: amit Ön már átadott – időbélyeggel. Zöld: ami Önnek jár, és megkapta (bérjegyzék, értesítők). Számlát bármikor feltölthet, akár egyenként.

4

Üzenetek a könyvelővel

A beszélgetés a dokumentumok mellett marad, nem vész el az e-mailek között. Új üzenetről mindkét fél e-mailt kap.